Bab 3 Menggunakan E-mail Untuk Komunikasi

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. PENGGUNAAN INTERNET UNTUK KOMUNIKASI

E-mail ( Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. Dengan adanya E- mail maka akan mempermudah orang dari seluruh penjuru dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat.

Terdapat dua jenis layanan E- mail yaitu :
1. E-mail yang berbasis web
2. E-mail yang berbasis client

2. FUNGSI E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu
cara untuk mengirimkan pesandalam format data elektronik dari satu komputer
ke komputer lainnya.

Bagaimana cara menulis email ?

Berikut ini saya akan menjelaskan ttg caranya saya ambil contoh menggunakan yahoo

Log in ke account Yahoo! Mail Anda di http://mail.yahoo.com dengan ID Pengguna dan sandi Anda. Pada halaman yang terbuka, cari tombol "Tulis" di sudut kiri atas. Klik tombol itu lalu kirim email ke alamat email apa pun yang valid.

• Kepada siapa Anda menulis email? Ketik alamatnya dalam kolom "Kpd:" . Untuk mengirim pesan kepada beberapa orang, masukkan alamat email tambahan dan pisahkan alamat-alamat tersebut dengan tanda koma (misalnya, johndoe@yahoo.com, janedoe@yahoo.com, dst.).
• Tambahkan entri dalam kolom "Cc:" untuk menambahkan alamat siapa saja yang ingin Anda kirimi salinan pesan Anda. Pihak lain yang menerima pesan Anda akan dapat melihat alamat tersebut dalam baris Cc: bahwa ia telah menerima salinan pesan.
• Jika Anda ingin mengirim salinan pesan kepada seseorang, tetapi tidak ingin orang lain mengetahui bahwa orang tersebut menerima salinan pesan, klik link "Tunjukkan BCC" di kanan kolom "Kpd:" . Masukkan alamat email yang ingin Anda kirimi "blind carbon copy (Bcc)" atau salinan rahasia dari pesan Anda. Penerima Bcc: tidak terlihat oleh penerima pesan dalam kolom Kpd: dan Cc: serta di antara para penerima Bcc: sendiri. (Misalnya, jika Anda mengirim pesan kepada johndoe@yahoo.com dengan Bcc: kepada janedoe@yahoo.com, maka, johndoe melihat dirinya sebagai satu-satunya penerima pesan, sedangkan janedoe dapat melihat bahwa Anda juga telah mengirimkan pesan Kpd: johndoe.)
• Dalam kolom "Subjek," masukkan subjek pesan Anda.
• Gunakan kotak teks besar untuk mengetik pesan Anda.
• Periksa ejaan email dengan mengklik tombol "Cek Ejaan" di toolbar pada bagian atas jendela Tulis.

Untuk melampirkan file pada pesan Anda, klik tombol "Lampirkan" di toolbar pada bagian atas jendela Tulis. Pada jendela yang terbuka, klik "Browse" untuk menemukan dan memilih file yang Anda inginkan. Setelah mendapatkan file-nya, klik tombol "Lampirkan" untuk melampirkannya ke pesan Anda. Ulangi langkah ini untuk melampirkan file lainnya, dan setelah selesai, klik "OK."

• Klik "Kirim" untuk mengirim pesan Anda. Begitulah caranya!

Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?

Biasanya “Cc” (Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di “Bcc” juga.

Menggunakan alamat tujuan & subjek untuk membuat e-maila.melakukan pendaftaran di yahoo mail-klik tombol start-klik browser website-buka situs yahoomail di http//mail.yahoo.comD. MELAKUKAN ATTACHMENT FILE DALAM E_mailMelakukan Attachment:Attachment adalah suatu proses penyertaan data lain dalam pengiriman e-mail.Langkahnya:1. Buka mail box e-mail (yahoo).2. Pilih compose/new.3. Klik to, masukkan alamat yang di tuju.4. Tuliskan Subjectnya.5. Klik Attach Files.6. Pilih data yang ingin disertakan.7. Pilih send.Buat teman-teman yang masih pemula, berikut ini adalah cara mengirim email dan attachment (file lampiran) dapat berupa dokumen word, excel, powerpoint, dll. File gambar (jpg, bmp, gif, dsb), file multimedia misalnya format mp3, avi atau file terkompress (zip, winrar, 7zip) dan lain-lain. File-file lampiran tersebut dapat anda kirim sebagai file lampiran email gmail anda.Prosedur yang anda lakukan adalah:1. Login ke account email (gmail)anda, gunakan link berikut:http://www.gmail.com/2. masukkan username dan password gmail andaKlik tombol Masuk (Sign In)3. klik tombol Buat Surat untuk memulai menulis pesan (message)4. Pada bagian untuk : ketik alamat email tujuan (misalnya: muinzandi@yahoo.com)Email tambahan bisa di Cc atau di Bcc, misalnya : muinzandi@gmail.com, andimuinz@yahoo.com (penulisan email jika lebih dari satu dipisah dengan tanda koma)Keterangan:Bcc bisa anda gunakan jika ingin orang yang anda kirimi email tidak bisa mengetahui ke mana saja email tersebut anda kirimkan). sederhananya seperti ini, jika anda mengirim email ke 20 orang (alamat email), maka orang pertama tidak tahu ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian juga orang kedua tidak mengetahui ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian seterusnya.Jika menggunakan Cc maka 20 orang yang anda kirimi email mengetahui ke mana saja anda kirim email tersebut.d. Judul : diisi dengan topik/tema suratIsi pesan yang akan anda kirim pada bagian kotak teks editorUntuk menyisipkan attachment/ file lampiran (dalam contoh ini saya melampirkan gambar). Klik tombol Lampiran5. Pilih file yang akan dilampirkanKlik tombol Open6. Akan tampak satu file telah dilampirkan, untuk menambah file lain yang ingin dilampirkan, klik tombol "Lampirkan file lain"7. Klik tombol "Browse"8. Pilih file lain yang akan dilampirkan (lihat kotak dialg pada nomor 5 diatas)Klik tombol selesai9. Lihat sudah terlampir 2 file (anda bisa melampirkan lebih dari 2 file)Untuk mengirim pesan klik tombol Kirim10. Jika berhasil maka akan mucul pesan berikut Tips : Untuk menyimpan file attachment ini, caranya mudah. Ada dua cara yang bisa Anda pilih untuk melakukannya. Cara pertama adalah mengklik kanan keterangan file attachment setelah Anda membuka e-mailnya lalu pilih “Save As”. Selanjutnya, Anda tinggal memilih satu folder dalam hard disk untuk menampung file attachment tersebut. Sementara itu, cara kedua menggunakan perintah dari menu bar. Buka e-mail yang memiliki file attachment dengan cara klik ganda. Selanjutnya, dari menu bar klik “File Save attachment. Sekali lagi, Anda tentukan folder dalam hard disk lalu klik “OK”.

Menerima e-mail
1. Sebelum membaca e-mail, sebagaimana biasa pengguna harus melakukan login dengan mengisi Yahoo!ID dan password-nya. Selanjutnya kotak pos akan muncul dengan pemberitahuan jumlah e-mail baru yang diterima pengguna. Kliklah “inbox/kotak masuk” untuk membuka kotak pos.
2. Setelah tampil daftar e-mail baru yang masuk dan diterima pengguna pilihlah e-mail yang akan dibaca terlebih dahulu. Apabila ingin menyimpan berkas teks yang dikirimkan maka kliklah “Download File” di sebelah kalimat “Plain text Attachment”. Kemudian bila kita ingin menyimpan berkas/gambar yang dikirimkan, kliklah “Save to Computer” di sebelah Thumbnail gambar.
3. Apabila telah berganti tampilan, selanjutnya kliklah “Download Attachment” untuk menyimpan berkas ke dalam komputer lokal pengguna.
4. Setelah selesai, pengguna akan dibawa kembali ke halaman isi e-mail.CARA MENYIMPAN FILE ATTACHMENTDownload Attachment dan Memindahkan pada Media yang Lain.Membuka/menyimpan attach file:1. Buka e-mail yang mengandung file attach.2. Klik nama file attachment.3. Klik scan and download attachment.4. Klik Download attachment jika file benar-benar terbebas dari virus.5. Akan muncul kotak dialog dengan pilihan:open, untuk membuka.save, untuk menyimpan.cancel, untuk membatalkan.6. Jika ingin menyimpan file attachment klik save, lalu pilih pada save as direktori yang ingin dijadikan tempat penyimpanan.Virus dapat ditemukan pada attachment e-mail yang anda dapatkan melalui Outlook Express. Hal ini berbeda dengan pengambilan emai di web browser yang mengijinkan anda melihat terlebih dahulu daftar e-mail, dan memilih sendiri e-mail mana yang ingin di akses atau di download. Pada Outlook Express anda tidak dapat melakukan hal tersebut. Tetapi masih banyak cara menaggulanginya, seperti langkah-langkah berikut:
Jalankan Outlook Expres sehingga terlihat layar utama.
Pilih pada menu Tools, Option….
Pada jendela option pilih tab Security. Centang pada do not allow attachment to be savedopened that couldp potentially be a virus. Pilihan ini akan mengamankan attachment yang mengandung virus, agar tidak bisa disimmpan dan dibuka.
Masih pada layar yang sama anda dapat mencentang Warm me when other Application try to send e-mail as me. Hal ini mencegah program lain secara diam-diam mengirimkan e-mail tanpa anda ketahui. Beberapa virus dan program yang tidak betanggung jawab, kerap kali melakukan hal ini. Klik tombol ok untuk menyimpan konfigurasi .
Dengan konfigurasi ini, jika ada e-mail yang mengandung attachment yang di curigai mengandung virus oleh Outlook Express , maka pilihan menu File, Attachment sehingga tidak dapat di akses, walaupun e-mail anda memiliki Attachment.
Jika Anda yakin Attachment pada e-mail anda tidak mengandung virus anda dapat menon aktifkan Do not allow attachment to be saved or opened that could potentially be a virus, dengan cara sama dengan yang di atas. Simpan file attachment yang diterima via email ke suatu folder misalkan c:\temp.Jika file yang diterima terdiri dari beberapa file, maka biasanya ada satu file yang berekstension *.ex_ dan sisanya berekstension *.r00, *.r01, *.r02, dstnya.Misalkan file yang diterima sebanyak 4, maka nama filenya kira-kira sbb :krt97_560.ex_krt97_560.r00krt97_560.r01krt97_560.r02 Ke-4 file tersebut di atas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.Jika Anda tidak dapat melihat nama file secara lengkap (nama file beserta ekstension), misalkan yang terlihat oleh Anda adalah file krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r00), krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r01), krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r02), maka lakukan langkah-langkah berikut agar bisa melihat nama file secara lengkap :- Jalankan program Windows Explorer.- Buka menu View - Folder Options atau Tools - Folder Options (tergantung versi Windows).- Dari jendela Folder Options - View, buang tanda tick mark pada pilihan Hide file extensions for known file types.Langkah-langkah membuka file yang disertakan :1. Buka e-mail yang mempunyai file attachment2. Di bawah teks isi e-mail, kita dapat melihat file yang disertakan dalam e-mail tersebut3. Klik file yang ingin disimpan4. Klik tombol Download Attachment5. Klik tombo Save untuk menyimpan file attachment6. Pilih folder tempat menyimpan7. Tunggu sampai proses penyimpanan selesai8. Klik tombol Open untuk membuka file9. Klik tombol Back to Message untuk menampilkan halaman web yang menampilkan pesan e-mailH. KODE ETIK PENGGUNAAN E-MAIL Kode Etik Penggunaan E-mail:1. Membalas segera surat yang intensitasnya penting.2. Mengefektifkan kata-kata.Hal yang Harus Ditaati:Kode Etik Penggunaan E-mailEtika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette.

Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui dalam berkomunikasi melalui e-mail :
1. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai
5. Jangan melakukan spam
6. Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards”
7. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong
8. Gantilah ”Subjek” atau judul e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah
9. Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
11. Bersabarlah dalam menunggu balasan ( reply )
12. Jangan mengirim e-mail dengan lampiran (attachment)yang terlalu besar.
13. Hindari kesalahan ejaan ataupun tata bahasa.1
4. Hindari penggunaan kata-kat ”pedas”
15. Baca Frequently Asked Questions ( FAQ ).